3-4  审核活动的实施（二）  学习笔记

最后更新：2022-09-11:12:09:41

二、举行首次会议

现场审核的整个过程包括召开一系列会议：审核组准备会议、首次会议、审核组内部会议、审核组与受审核方沟通会议、末次会议；必要时的审核活动有关人员座谈会。

(PRE)审核组准备会议

审核前的审核组准备会议是审核准备与审核实施的一个重要接口。

时间：审核实施前1天或前几天

会期：一般不超过半天

主持：审核组组长

参与人员：全体审核组成员（实习审核员/技术专家）

目的：

  • 介绍受审核方的概况；
  • 了解受审核方产品实现过程的特点和控制要点；
  • 明确审核分工和审核要点；
  • 审核组成员准备或确认检查表。

会议内容：

  • 由审核组组长介绍受审核方概况；
  • 由熟悉该专业的审核组成员或技术专家介绍产品和过程特点及控制要点；
  • 审核组组长按计划分工，分配任务，包括文件审查任务，明确审核要点；
  • 审核组成员按分工准备(或确认)检查表。
  • 首次会议是现场审核的开始。
  • 审核组在进人现场调查取证前，应当与受审核方相关人员召开首次会议。
  • 首次会议是审核组与受审核方高层管理人员管理者及适当的受审核职能、过程的负责人见面和介绍审核过程的第一次会议。

(一)首次会议的目的

主持:审核组长/分组组长

目的：确认对审核计划的安排达成一致；介绍审核组成员；确保所策划的审核活动能够实施。

参加人员：审核组成员、受审核方管理层主要人员、受审核方主要职能部门的负责人、受审核方陪同审核的人员等

Remark 第三方认证审核的首次会议应当是正式的，并保存出席人员的记录。

(二)首次会议内容

  • (1)介绍与会者，包括审核组成员、观察员和向导，概述与会者的职责；
  • (2)确认审核目的、范围和准则；
  • (3)与受审核方确认审核计划以及相关的其他安排；如：末次会议的日期和时间，审核组和受审核方管理层之间的临时会议，以及任何新的变动；
  • (4)审核中所用的方法，包括告知受审核方审核证据只是基于可获得信息的样本；
  • (5)介绍由于审核组成员的到场对组织形成的风险的管理方法，如：审核组到场形成的安全风险等；
  • (6)确认审核组和受审核方之间的正式沟通渠道；
  • (7)确认审核所使用的语言；
  • (8)确认在审核中将及时向受审核方通报审核进展情况；
  • (9)确认已具备审核组所需的资源和设施；
  • (10)确认有关保密和信息安全事宜；
  • (11)确认审核组工作时的安全事项、应急和安全程序；
  • (12)报告审核发现的方法，包括任何分级的信息；
  • (13)有关审核可能被终止的条件的信息；
  • (14)有关末次会议的信息；
  • (15)有关受审核期间可能的审核发现的信息；
  • (16)有关受审核方对审核发现、审核结论(包括抱怨和申诉)的反馈渠道的信息。
Remark 首次会议向受审核方提供询问的机会。
会议详略程度应与受审核方对审核过程的熟悉程度相一致。

(三)首次会议的注意事项

  • (1)准时开始，时长30分钟，在审核计划的时间内；
  • (2)双方人员签到，并记录；
  • (3)受审核方主要领导应参加首次会议（可指定代表）；
  • (4)审核计划如有需要可作适当调整；
  • (5)应营造务实、融洽、坦诚透明的会议气氛。

三、审核实施过程中的文件化信息的评审

文件化信息评审贯穿于整个审核过程，或与其他审核活动相结合。

审核员应评审受审核方的相关文件化信息，对文件、记录的调阅、审查。

其目的是确定文件化信息所述的体系与审核准则的符合性，管理体系文件控制的有效性。

审核员应该考虑：

  • (1)文件化信息中所提供的信息是否完整。
  • (2)表明管理体系运行相关证据的所有形成文件化的信息。
  • (3)评价(文件化信息的符合性、充分性、适宜性及其管理/保留的管理体系文件化信息的客观性、完整性、可追溯性及其管理的评价。)

文件不适宜、不充分，审核组长应告知审核方案管理人员和受审核方，再决定是否继续或暂停，直到问题解决。

如果受审核方存在多场所，在文件评审时，应关注各场所的职能分配与其分权程度的适宜性，且各场所的文件应排在总部要求的框架内。

初次认证的第一阶段审核活动要求对受审核方管理体系文件进行评审。

第一阶段审核的文件评审在现场审核前/结合现场审核活动进行。

评审受审核方的管理体系文件，确定文件所描述的管理体系与审核准则的符合性，

获取下列有效策划的信息：

  • (1)建立了所需的文件体系；
  • (2)阐明了管理体系的实施范围，包括适用性及任何的不适用及其合理性；
  • (3)建立了适当的质量、环境、职业健康安全或食品安全方针；
  • (4) 制订了相应的质量目标、环境、职业健康安全目标、指标和管理方案、HACCP计划及操作性前提方案；
  • (5)识别和确定了应控制的过程、重要环境因素、危险源及相关风险和食品安全危害，并制定了相应的控制措施；
  • (6)识别了应遵守的法律法规和其他要求；
  • (7)对管理体系的运行绩效建立了必要的监控机制；
  • (8)规定了管理体系各个职能与层次的相应职责、有关的责任机制和信息交流机制，并确定了必要的资源能力；
  • (9)规定了对管理体系进行内审和管理评审并持续改进的要求。

四、审核中的沟通

在审核期间，可能有必要对审核组内部以及审核组与受审核方、审核委托方以及可能的外部机构(例如监管机构)之间的沟通做出正式安排。 法律要求强制性报告/事故/事件和(或)引起新闻媒体及社会关注的事故/事件信息，应及时向认证监管部门报告。 现场审核期间，审核组长应根据审核的范围和复杂程度，对沟通做出正式安排，以确保审核有序与顺利地进行.

(一)审核组内部沟通

审核过程中，审核组应定期评估审核的进程并沟通信息。

沟通方式:内部会议/其他

审核组内部沟通的目的在于成员间交换信息/评定审核进展情况/重新工作任务/审核进程告知受审核方。

审核组内部沟通的内容包括：

  • (1)信息的汇总、讨论/补充印证，确定并实施应跟踪的审核信息；
  • (2)审核进展情况/审核计划的执行及完成情况/是否需要调整审核计划/重新分配审核组成员的工作；
  • (3)讨论审核中出现的异常情况，包括可导致审核目的和范围发生变更的情况、紧急和重大的风险;商讨适当的措施(重新确认/修改审核计划/改变审核目的/审核范围/终止审核)；
  • (4)评审审核发现，包括不符合；
  • (5)对超出审核范围之外的引起关注的问题，应予记录并向审核组长报告，以便可能时向审核委托方和受审核方通报。

(二)审核组与受审核方以及审核委托方的沟通

在审核过程中，适当时，审核组长应当向受审核方和审核委托方通报审核的进展等相关情况。通常每天安排与受审核方进行简短的沟通会议，沟通的内容包括：

1.审核进展的沟通

  • (1)审核计划的实施情况；
  • (2)审核发现的简述，以及可能的不符合(以给受审核方足够的时间进行必要的澄清或提供进一步的证据)；
  • (3)对以后审核活动的调整，包括审核计划与任务分工的变动；
  • (4)需要受审核方提供进一步的配合与支持；
  • (5)审核组需要向审核委托方通报的异常情况：
①提请审核委托方对审核组难以判定的潜在不符合予以澄清；
 
②审核时间不够的问题；
 
③审核中遇到的障碍和困难。

2.风险的报告

存在紧急的或重大的风险:审核组应及时向受审核方，适当时向审核委托方报告

审核目的无法实现时:审核组长应向客户(认证机构)报告

问题超出了审核范围:记录并向审核组长报告/审核委托方/受审核方通报

3.审核的调整

审核证据表明不能达到审核目标时调整：

  • (1)组织的人数远远超过其事先声明的人数，导致审核时间量不够，无法获得充分的客观证据；
  • (2)管理体系达不到认证注册的要求或顾客对供方的要求；
  • (3)出现严重违反法律法规要求的情况；
  • (4)管理体系未覆盖一些关键的过程、场所或活动；
  • (5)审核范围中的过程与活动部分或全部未开展，不能提供充分的客观证据。

审核组长向审核委托方和受审核方报告理由以确定采取适当的措施：

  • (1)重新确认或修改审核计划，例如，延长审核时间、修改审核日程、增加审核组成员等；
  • (2)改变审核目标，例如，将认证注册的目的改为识别潜在的改进机会；
  • (3)改变审核范围，例如，增加受审核的场所、过程或活动，或缩小审核范围；
  • (4)终止审核。

审核组不宜对审核范围的改变自行做出决定。

审核组长应与客户审查该需要，并报告认证机构。

审核范围的变更可能会引起审核持续时间、审核组组成和规模等方面的变化。

第三方认证审核，审核范围的改变与认证范围的扩大或缩小通常是相关的。

(三)审核组与外部机构沟通

与国家认证监管机构/地方认证监管机构/行业监管部门/相关政府部门沟通.

法律要求/强制性报告不符合。

五、向导和观察员的作用与职责

向导也称为陪同人员是受审核方根据审核组的要求指派的协助审核组行动的人员。

首次会议通常应明确向导和观察员的作用和职责

(一)向导的作用与责任

向导由受审核方指派，应当为审核组提供协助，并按照审核组长的要求行动。

向导主要作用是：

  • ①为审核组引路、做向导；
  • ②协调现场审核过程中审核组与受审核方之间的联系；
  • ③代表受审核方见证审核组的审核发现、确认不符合事实。

向导的主要职责是：

  • ①协助审核员确定面谈的人员并确认时间安排；
  • ②安排访问受审核方的特定场所；
  • ③确保审核组成员了解和遵守有关场所的安全规则和安全程序；
  • ④代表受审核方对审核进行见证；
  • ⑤在收集信息的过程中，做出澄清或提供帮助。

(二)观察员的作用

观察员来自受审方、监管机构，或其他见证审核的相关方,职责是根据相关方的要求，对审核过程进行观察。

观察员应承担由审核委托方和受审核方约定的与健康安全、保安和保密相关的义务。

观察员可随审核组但不是成员，不应当影响或干扰审核的实施。

依据审核性质分：观察员可来自：受审核方/受审核方的顾客/咨询人员/认证机构/认可机构/政府...

观察员仅对审核组的审核活动进行观察，不参与具体的审核工作。

对认证的第三方审核，认证机构与受审核方应在实施审核前就审核活动中观察员的到场及理由达成一致。

来自认可机构的评审人员可能会以观察员的身份见证认证机构的审核活动，受审核方要予以必要配合与支持。

在现场审核前，就观察员的随行/限制性要求达成一致。