3-4  审核活动的实施（三）  学习笔记

最后更新：2022-09-11:12:09:03

---

六、信息的收集和验证

现场审核是使用适当的抽样方法，收集并验证与审核目标、范围和准则有关的信息，包括与职能、活动和过程间接口有关的信息，从而获得审核证据的过程，现场审核在整个审核工作中占有非常重要的地位。

审核发现以及最终的审核结论，都是依据现场审核的结果得出的。

通过适当的抽样方法收集并验证有关的信息，获得能够证实的审核证据是审核成功的关键，

审核员的个人素质和审核技能对审核结果起到重要的作用。

如发现了新的、变化的情况或风险，应予以关注。

(一)信息源的确定

审核中所收集信息的代表性、相关性、充分性适宜性真实性，将影响审核实施的有效性。

审核中收集的是与审核目的、范围和准则有关的信息，包括与职能、活动和过程及其接口有关的信息。

审核员应根据所承担的审核任务的范围和复杂程度确定充分适宜的信息源，可包括：

• (1)与员工及其他人员的面谈；
• (2)观察活动和周围工作环境与条件；
• (3)文件化信息，例如：方针、目的、计划、程序、标准、指导书、执照和许可证及承诺的文件、规范、图纸，合同和订单；
• (4)记录，例如：检验记录、会议记录/纪要、审核报告、监测方案和测量结果的记录；
• (5)数据的汇总、分析和绩效指标；
• (6)受审核方抽样方案的信息，抽样和测量过程控制程序的信息；
• (7)其他来源的报告，例如：顾客反馈、外部调查与测量，来自外部和供应商评级的其他信息；
• (8)数据库和网站；
• (9)模拟和建模.

(二)信息收集和验证的步骤

1. 适当抽样收集和验证:确定与审核目的、范围和准则有关的信息源，收集并记录可以验证的信息；
2. 对照审核准则进行评价:对照审核准则评价审核证据，得出符合或不符合审核准则的审核发现；
3. 评审:对多个审核发现进行汇总分析，综合评审，得出审核结论。

	信息的收集和验证过程是通过上面三个子过程，把来自信息源的输入转化为审核结论的过程。

(三)收集信息的方法和技巧

要在有限时间内利用有限资源的情况下进行决定了审核过程是一个抽样的过程。

审核的基本方法是通过抽样获取审核证据。

应针对不符合原因进行分析，举一反三，识别在没有查到的领域是否存在类似的不符合。

合理选择信息源并从中抽取代表性样本

选择样本时，有针对性地抽取样本，分层与分类地随机抽取样本

不同性质的场所、职能、产品、过程之间不能进行抽样。

抽样的具体方法在准备审核工作文件时已作过介绍。(链接具体方法)

收集信息的基本方法是抽样，在抽样的基础上

实施现场审核时调查取证的基本方法:

1. 面谈
2. 观察
3. 文件化信息评审

三种方法可以并行或交替使用

1.面谈

面谈是收集信息的重要手段之一。 现场审核时，审核员与受审核方有关的执行人员(如员工)、管理者及其他人员(包括为组织工作或代表组织工作的人员)交谈、询问，应在条件许可时选择适宜的环境和方式进行面谈，

(1)面谈应考虑的因素:

• ②面谈应当在被面谈人正常工作时间和(可行时)正常工作地点进行；
• ③面谈前和面谈过程中，应当努力使被面谈人放松，应平易近人，创造轻松愉快的交谈、探讨问题的气氛；
• ④应解释面谈和做记录的原因；
• ⑤面谈可以从请受审核方介绍自己的工作开始；
• ⑥面谈中应当注意选择提问的方式，例如：开放式、封闭式和引导式提问；个人倾向性意见切忌在谈话中流露；
• ⑦面谈结束前，应当与被面谈人总结和评审面谈的结果；
• ⑧面谈结束时，应当感谢对方的参与和合作。

(2)面谈和提问的技巧。

根据审核实际需要，灵活合理运用提问方式。

提问三种基本类型：

• 开放式
• 封闭式
• 澄清式

①开放式提问。

定义：指需要通过说明、解释来展示答案的提问方法。

通常以“如何?”“怎么样?”“什么?”的方式提问。

回答的结果信息广泛，回答时间长，需要控制时间

开放式提问应根据不同类型的问题进行提问。

归纳起来有如下几种具体方式：

a.主题式问题：提出问题时针对某一明确的主题。例：“在作业过程中，需使用哪些设备?”
b.扩展性问题：能拓宽谈话内容，营造出投入的氛围，继续话题。例：“接到这个通知后，你是怎么做的?”等。
c.讨论式问题：以讨论的方式面谈有助于使受审核方摆脱公式化的束缚，说出个人的思路、见解和感觉；
d.调查式提问：少说多听，不适合表达观点和认识时可以以调查的方式提问。例：“对这一问题，你们以前是如何控制的，效果怎么样?” e.重复性提问：为了在短时间内得到明确的答案或证实问题，可针对特定事项重复提问。如：当受审核方说：“我认为不需要按程序规定那样死板地做”时，审核员问：“你确 实认为不需要该程序的这项规定吗?”，这样会比较简洁地达到审核意图。
F.运行过程中出现应急事件的处理能力。例：“如果消火栓一时打不开该怎么处理?”等。
g.验证性提问：如果受访人员口头上介绍了管理体系的运作状况，审核员可要求其拿出证据，即“检测结果合格吗?请出示检测记录”等。

• ②封闭式提问。

用简单的“是”或“否”，“对”或“不对”就可以回答的提问。
简单直接地获得要查证的结果/获取的信息量较小/短时间内表明态度或认可时
如：“是否对合格供应商进行绩效评价?”

• ③澄清式提问。

获取专门的信息/节约时间/开放式和封闭式提问结合/带有主观导向的含义/用以获得一个快速回答/希望支持正确答案时使用的提问类型
一般是在现场审核中，请受审核方人员予以确认一些证据，证实审核证据的真实性。
例如“在此种情况下，你们就直接按照纠正措施计划第三号方案实施了，并事后做了方面汇报……”。
审核员有高度的预见能力和谈话驾驭水平

(3)倾听。倾听的效果直接影响审核的效率，认真倾听+适当的反应+肢体语言

2.观察

观察是审核员获取信息的重要渠道。

有些信息只有通过观察才能获取。

在审核过程中，审核员应针对审核范围内不同活动、场所的不同特点，仔细观察运行所需工作环境、设备设施等条件、活动的运行状况、环境因素及危险源的分布和控制、相关人员的操作活动等，获得有益的信息，恰当地应用观察的方法，获得审核证据是确保审核有效性的重要途径。

受审核方现场可观察的内容：

• (1)管理体系运行的相关区域。例如：生产车间，废水排放口等。
• (2)管理体系运行、产品和服务、环境因素、危险源等控制的状况。例如：重要环境因素、设备运行的状态
• (3)观察包括听、嗅、触、看多种方法的综合应用，即听声音、闻气味、四肢的接触、观察现场状况等

	审核员应保持对所观察信息的敏感性，通过观察发现现象获取真实的信息和客观证据

3.文件和记录评审

在审核过程中，查阅形成文件的信息也是审核员获取信息最常用的方法，审核员应针对审核范围和审核对象的特点，评审与受审核活动有关的形成文件的信息，以获得与受审核方对相关活动和过程的具体职责、要求、实施和控制方法和结果等方面的信息。

在对形成文件的信息进行评审的过程中，审核员应考虑形成文件的信息中所提供的信息是否完整、正确、一致、现行有效，和所评审的形成文件的信息是否覆盖审核的范围并提供足够的信息来支持审核目标。

在对形成文件的信息进行评审时还应注意：

• (1)所评审的形成文件的信息应与受审核的活动和过程直接相关；
• (2)明确了与审核对象有关的形成文件的信息的总量后，审核员可根据需要，运用抽样技巧抽取足够数量的样本形成文件的信息，不用查阅每一份信息；
• (3)查阅所保持的形成文件的信息时，应关注文件的有效性及其内容的充分性和适宜性，关注文件中对具体活动和过程的职责划分、接口关系、具体要求、实施和控制的方法和程序，以及记录的要求等方面的信息；
• (4)查阅所保留的形成文件的信息时，应关注记录内容的完整性和真实性，以及与相关文件规定的符合性。

	根据目标/范围/准则/时间/地点选取审核方法,可并行组合或交替使用，目的是获取到真实的客观证据。

有无互动	审核员位置
	现场	远程
有人员互动	进行面谈；在受审核方参与的情况下完成检查表和问卷表；在受审核方参与的情况下进行文件化信息评审：抽样	借助交互式的通信手段：进行交谈：—完成检查表和问卷；—在受审核方参与的情况下进行文件化信息评审
无人员互动	进行文件化信息评审(例如记录、数据分析)；观察工作情况；进行现场巡视；完成检查表；抽样(例如产品)	进行文件化信息评审(例如记录、数据分析)；考虑社会和法律法规要求的前提下，通过监视手段来观察工作情况；分析数据
现场审核活动在受审核方的现场进行。远程审核活动在受审核方现场以外地方进行，无论距离远近。 互动的审核活动包括受审核方人员和审核组之问的相互交流。非互动的审核活动不存在与受审核方 代表的交流，但需要使用设备、设施和文件.

(四)信息验证与获得和记录审核证据

审核证据是与审核准则有关，并能够证实的记录、事实陈述或其他信息。

在审核过程中，审核员通过运用适宜的方法和技巧收集到的与审核准则有关的信息只有能够证实的，才能成为审核证据。

1.验证信息获得审核证据

审核证据建立在获取的信息样本的基础上，是真实的、客观存在的，可重查的、可验证的。

道听途说、假设、主观臆断、猜测等不能证实的信息，不能作为审核证据，并由此形成审核发现(包括不符合)。

验证信息的方法通常包括：

2.记录审核证据

审核活动实施的目标就在于收集与管理体系运行情况有关的充足的审核证据，以便判定受审核方的管理体系运行是否符合审核准则的规定要求， 审核证据的收集来自面谈、文件审阅和对现场活动与情况的观察。

审核过程中，审核员记录审核证据时应注意：

• (1)记录的内容：审核取证的时间、地点、面谈的对象、主题事件、主要过程和活动实施概要、观察到的事实、凭证材料、涉及的文件化信息(文件和记录)、标识...
• (2)记录的审核证据应全面反映审核的情况:有问题的信息/符合要求和有效运行的信息(主要活动和关键区域的符合性和有效性的信息)；
• (3)对审核中发现的有问题的信息，审核员应确保记录所反映的不符合事实的主要情节清楚，包括实现可追溯性的必要信息，如：时间、地点、面谈的对象、涉及的文件、记录、标 识等，是否需要记录具体数据，由审核员根据不符合事实的性质决定；
• (4)记录的审核证据应清楚、准确、具体、具有重查性，只有完整、准确的审核证据才能作为作出正确判断的依据；
• (5)审核记录不应遗漏有关审核准则的审核要点。
• 审核证据基于可获得的信息样本。因此，在审核中存在不确定因素，依据审核结论采取措施的人员应当意识到这种不确定性。

1.审核计划的控制

审核计划经审核委托方、审核组、受审核方同意确认。

一般情况下：审核组原则上应按审核计划确定的日程安排实施审核，对审核进度进行控制。

特殊情况下:如出现非受控因素的影响，可对计划作适当调整。

计划调整后应与审核组成员及受审核方及时沟通。

不要任意脱离计划实施审核。

保证按计划实施审核的关键，是要掌握好对每个部门或过程的审核节奏。

审核员要注意控制审核时间，不要偏离审核线索。

在现场审核中，充分利用检查表是控制审核计划实施进度的有效方法。

调整须经审核双方同意后，总的审核时间一般情况下不宜变更。

2.审核活动的控制

• (1)明确总体、合理抽样。
• (2)辨识关键过程注重有效性证据。
• (3)注意相关影响。
• (4)审核客观性控制。
• (5)审核气氛的控制。
• (6)审核规范纪律的控制，审核任务由审核组全体成员共同完成。

3.审核结果的控制

以可追溯的客观事实为基础，以审核准则为依据，在规定的审核领域、范围内从事审核；

对所发现的不符合，应以客观事实作依据，并得到受审核方理解、确认；

对审核发现、审核结论应在审核组内部充分讨论，达成共识，作出公正、客观的结论。

审核组长对审核的全过程予以控制

(六)审核记录

通常至少包括：

• 文件评审记录；
• 审核计划；
• 审核中样本的选择方案，适当时也包括多场所抽样建议；
• 适宜时，检查表；现场审核过程的记录，包括审核证据、审核发现、会议和沟通等记录；
• 审核报告，包括审核中的分歧和未解决的问题；
• 不符合报告；
• 审核后续活动的报告，例如，纠正和预防措施及对其验证的记录等；
• 适用时，其他记录

	此处审核记录，特指审核组在现场审核过程中所记录的用于证实受方管理体系、过程和产品/服务是否符合认证要求的审核证据的现场审核记录。

作用:为所审核的管理体系、过程和产品/服务能否满足认证标准的要求和预期结果，提供充分且适宜的审核证据。客观地反映了审核员在审核的现场，依据审核策划的安排执行审核任务，获取审核证据的全过程。现场审核记录作为审核证据的信息载体，记录了审核中所收集到的、已经证实的与审核目的、范围和准则有关的适当信息，表明了审核所取得的结果，并提供了审核所完成活动的证据。

意义：充分、适宜的审核记录是形成审核发现和得出可信的审核结论的基础，与审核实施的可信性和有效性密切相关。

一份简明、适度的审核记录至少能够传递的信息包括：

• 记录了有关对组织的管理体系、过程和产品/服务进行检查的情况；
• 提供了适当的审核证据；
• 显示了审核覆盖的区域(例如，场所、职能、活动或过程等)、审核路线和获取审核证据的方式；
• 反映了审核的样本状况和抽样情况；
• 体现了信息的可重现性和可证实性；
• 提供了依照审核策划的安排，完成规定要求审核的客观证据；
• 适当时，在发生申诉、投诉，或重大质量、安全和环境等事故时，提供可追溯的信息。

审核中，审核组应收集足够的可用于表明受审核方符合适用的标准，或其他规范性文件的所有适用要求的证据。

审核记录需覆盖以下管理体系实施中的有关重要方面(不限于)：

• (1)根据关键绩效目标和指标对绩效进行监视、测量、报告和评价的证据；
• (2)受审核组织管理体系和绩效中与遵守法律法规有关方面的证据；
• (3)受审核组织过程的运作和控制方面的证据；
• (4)人员能力和设施资源提供方面的证据；
• (5)内部审核和管理评审有效策划和实施的证据；
• (6)对方针的管理职责的情况；
• (7)重要的顾客反馈信息，包括顾客投诉及采取纠正措施的有关证据；
• (8)受审核方在产品、过程、体系改进方面的主要证据；
• (9)事故的处理及采取纠正措施的相关信息；
• (10)有关重大的风险信息及风险管理的信息等。

适当时还可能包括：

• 首末次会议情况；
• 审核组内部/与受审核方沟通的情况；
• 突发事件及应急处置情况；
• 审核范围、审核计划的调整及其说明；
• 需要后续跟踪或遗留的问题；
• 受审核方的意见等。

审核记录应适度强化对以下方面的记录：

• (1)法律法规符合性信息的记录。
• (2)组织关键场所或重点区域的现场调查记录。
• (3)组织现场运行控制的记录。
• (4)面谈、现场/实地观察的记录，而非在组织的办公室大量抄录组织的相关文件、资料和以往形成的检验、试验等记录。

审核记录还应清晰载明:

审核记录是对审核证据的客观记录，是形成审核发现和审核报告的基础。

审核记录体现形式：书面记录、电子记录、电子数码图像、照片、复印件、标识图形或它们的组合。

审核记录的管理：易于识别、检索和保持清晰。

认证机构审核记录的管理：ISO/IEC 17021-1(CNAS-CC 01) 、ISO/IEC 17065-1(CNAS-CC 02) 等要求相一致包括必要的保密要求。

七、形成审核发现

审核发现是在审核组收集审核证据基础上，对照审核准则经过评价得出的结果。

审核发现能表明符合或不符合审核准则

审核发现可以是正面/负面的。

当审核计划有规定时，具体的审核发现应包括具有证据支持的符合事项和良好实践、改进机会，对受审核方的建议

(一)确定审核发现

审核员通过现场调查获得大量的审核证据，将获得的审核证据对照审核准则进行评价得出审核发现。

确定审核发现时，应考虑：

• (1)以前审核记录和结论的跟踪；
• (2)审核委托方的要求；
• (3)非常规活动的发现，或者改进的机会；
• (4)样本量；
• (5)审核发现的分类(如果存在这种情况)。

(二)评审和汇总审核发现

审核组应当根据需要在审核的适当阶段，通常是在审核组内部沟通会议上(如每天审核结束后和/或全部审核活动完成后)共同评审审核发现。

目的:通过评审，使审核组成员对审核发现达成共识，为提出审核结论提供依据。 因此，应当汇总与审核准则有关的符合情况，说明审核证据获取的场所、职能或过程。

评价和汇总审核发现通常可以采取以下方法：

• (1)审核组成员按审核计划和审核任务分工，汇总有关场所、现场、组织单元、职能单元、过程和活动等的审核情况，包括符合与不符合的审核发现；
• (2)审核组进行内部沟通，对汇总的情况进行分析，特别是对从不同方面获得的相同审核项目信息和证据进行汇总分析与综合评价，以形成相应的审核发现；
• (3)讨论审核中的疑点和分歧，包括以后审核中需要重点跟踪的问题；
• (4)讨论不符合，包括支持性的客观证据及对应的审核准则；
• (5)为形成审核发现，需要从审核组其他成员处获得印证信息或客观证据。

(三)记录审核发现

审核组应当汇总与审核准则的符合情况，指明所审核的场所，职能和过程。

应当记录具体的符合或不符合的审核发现和支持性证据。

对确定为不符合的审核发现，可以对其进行分级。

对于符合性的记录，应考虑如下内容：

• 明确判断符合的审核准则；
• 支持符合性的审核证据；
• 符合性陈述(适用时)。

对于不符合的记录应考虑：

• 描述或引用审核准则；
• 不符合陈述；
• 审核证据；
• 相关的审核发现(适用时)。

(四)与多个准则相关的审核发现的处理

在审核中，有可能识别出与多个准则相关的审核发现。在结合审核中，当审核员识别 出与一个准则相关的审核发现时，应考虑到这一审核发现对其他管理体系中相应或类似 准则的可能影响。 根据审核委托方的安排，审核员也可能提出：分别对应每个准则的审核发现；或与多 个准则相关的一个审核发现。 根据审核委托方的安排，审核员可以指导受审核方应对这些审核发现。

(五)评审不符合及分级

对于审核来说，不符合审核准则的要求构成不符合。可以对不符合进行分级，例如严 重不符合与一般(轻微)不符合。

1.不符合形成

在评审审核发现的过程中，对不符合审核准则要求的审核发现可确定为不符合，凡文 件化信息不符合标准要求或体系的实施现状不符合标准和法律法规要求，管理体系的运 行结果未达到预定的目标，均可判断为不合格。 审核组应当与受审核方一起评审不符合。其目的是确认审核证据的准确性，并使受 审核方理解接受不符合。如果受审核方对审核证据或审核发现有不同意见，审核组应当 作出必要解释，努力解决存在的分歧，但审核员应避免提示不符合的原因或解决方法。如 经讨论，双方未就上述问题达成一致，应当记录尚未解决的问题.

2.不符合分级

不符合项可以按其严重程度和造成的影响或后果进行分级。

分级无统一规定

本教程分级：

• 严重不符合
• 一般不符合

(1)原则上可构成严重不符合项情况：

• 体系运行出现系统性失效。如某一关键过程、要素重复出现失效现象，又未能采取有效纠正措施加以消除，形成系统性失效；
• 体系运行出现区域性失效。某一部门、场所的全面失效现象，可能会造成严重后果的情况；
• 后果严重不符合，影响产品或环保、安全事故/危害等或体系运行的后果严重的不符合现象。

(2)构成一般不符合项情况：

1. 所发现的不符合是个别的、偶然的、孤立的；
2. 对整个系统产生的影响比较轻微。

(六)编制不符合报告

经审核组共同确定为不符合的审核发现，通常可以采用“不符合报告”的形式进行记录。

不符合报告是记录不符合审核准则的审核发现的一种常用的方法，主要包括不符合事实描述、对应的审核准则的具体要求，以及不符合的分级，例如，严重不符合与一般不符 合。

由审核员负责编写不符合报告。

1.不符合报告内容

• (1)受审核方名称；
• (2)受审核的部门或问题发生的地点；
• (3)审核员和向导；
• (4)审核日期；
• (5)不符合事实的描述；
• (6)不符合的审核准则(如标准、文件等的名称和条款)；
• (7)不符合的严重程度；
• (8)审核员签字、审核组长认可签字和受审核方确认签字；
• (9)纠正措施实施情况的说明；
• (10)不符合原因分析；
• (11)纠正措施计划及预计完成日期；
• (12)纠正指施的完成情况及验证记录。

2.编写不符合报告的要求

编写不符合报告是审核员一项重要的工作。

不符合报告没有统一固定的格式。

编写不符合报告的要求：

• (1)不符合事实的描述应准确具体，包括发生的时间、地点、涉及的人员(一般不写人 )
• (2)具有可重查性和可追溯性，文字力求简明精炼；
• (3)不要遗漏任何有关信息，观点和结论要从事实描述中自然带出，尽可能使用行业或专业术语；
• (4)不符合的条款应力求判断准确，要以客观证据证实的事实为依据，本着就近不就远的原则，作出正确判断，以便采取纠正措施；
• (5)不符合的性质主要是判断不符合是严重的还是一般的，性质的判定应客观地反映不符合的实际影响或后果；
• (6)不符合事实应经过受市核方确认。

不符合报告事实描述清楚的前提下做到语言简练、便于理解。

不符合条款判定的基本原则：

• (1)以事实为基础，不增加信息，不减少信息；
• (2)在事实对应两个条款时，选最贴近的条款，而不选总要求的条款；
• (3)在同时具有两个事实，而且两者是因果关系时，选原因对应的条款；
• (4)事实陈述、判定的条款和理由三者相一致。

3.不符合报告示例

以质量、环境、职业健康安全管理体系为例：

(1)审核员在机加工车间精磨工序现场没有见到该工序适用的作业指导书。

现场的操作工人证实：作业指导书由车间主任保管，使用时必须到车间主任办公室索取才能看到，不便于操作时使用。

不符合条款(判据)：不符合GB/T19001-2016标准7.5.3.1a)“在使用处和需要时可获得适用的形成文件的信息”的规定

不符合性质：一般不符合。

(2) 公司的ESP-08环境监测和测量程序6.2.2条规定，质保部每月应对与重要环境因素有关运行的关键特性进行例行监测，但查3个月来体系运行的记录，没有发现进行了 有关监测的证据。质保部部长也证实从来没有进行过监测。

不符合条款(判据)：不符合GB/T24001-2016标准9.1.1“组织应保留适当的文件化信息，作为监视、测量、分析和评价结果的证据”的要求。

不符合性质：一般不符合。

不符合报告示例一 不符合报告示例二